Leveranciers zetten AI aan via een update, een nieuwe licentievorm of een prijsbrief. Wij zorgen dat uw eisen er eerder liggen dan hun voorwaarden: bij de selectie, bij de verlenging en bij de volgende prijsbrief.
De meeste organisaties kopen geen AI; ze krijgen het erbij. Microsoft 365, Salesforce, uw HR-systeem, de helpdesktool: elk kwartaal komen er AI-functies bij, vaak standaard aan en soms tegen meerprijs. Het contract dat u tekende zegt daar niets over. AI-inkoop is het vak om dat alsnog te regelen, op de drie momenten waarop u nog iets te zeggen hebt.
Het enige moment waarop eisen niets extra's kosten. Wie hier datagebruik, modeltraining, aansprakelijkheid en de mogelijkheid om AI-functies uit te zetten niet vastlegt, onderhandelt later vanuit het niets.
Een update, een nieuwe licentie (de 'Copilot'-variant), een gewijzigde verwerkersovereenkomst. Dit is het moment voor een AI-addendum: kort, gericht, zonder het hele contract open te breken.
De laatste kans met hefboom. Elke verlenging in uw register is een beslismoment om AI-voorwaarden, prijs en gebruik in één keer op orde te brengen.
Welke AI-functies staan aan in welke applicaties, wie gebruikt ze waarvoor, en in welke risicoklasse van de EU AI Act valt dat. Daaruit volgt per systeem wat u van de leverancier mag eisen en wat u zelf moet regelen.
Een programma van eisen met AI-vragen die een leverancier concreet moet beantwoorden, met weging. Bruikbaar in een Europese aanbesteding en in een onderhandse uitvraag.
Datagebruik, modeltraining, transparantie over nieuwe functies, aansprakelijkheid voor AI-output, locatie van verwerking en exit, als clausules in een nieuw contract of als addendum bij een bestaand contract.
De AI die uw leverancier zelf bij derden inkoopt (modelaanbieders, sub-verwerkers): inzicht, goedkeuringsrecht bij wijzigingen en doorwerking van uw eisen naar die partijen.
Een leverancier die deze vragen vlot beantwoordt, is meestal ook de leverancier die het in het contract wil vastleggen. Wie eromheen praat, geeft u uw eerste bevinding.
De verordening legt de zwaarste plichten bij de aanbieder van een AI-systeem, maar de organisatie die het gebruikt heeft eigen verplichtingen: weten welke AI u inzet, de instructies van de aanbieder volgen, menselijk toezicht inrichten waar dat vereist is, en bij hoog-risicotoepassingen kunnen aantonen dat u dat doet. De verplichtingen treden stapsgewijs in werking; welke datum voor u telt, hangt af van de toepassing.
In de praktijk betekent dat: een inventaris die klopt, contracten die de aanbieder aan zijn plichten houden, en een vast moment per jaar waarop u het opnieuw bekijkt. Dat laatste is precies wat VendorManager.nl als dienst doet: de AI-inventaris met risicoklasse bijhouden, de AI-addenda en verklaringen van leveranciers op het dossier zetten, en elke verlenging en jaarlijkse hertoets voorbereiden met de AI-voorwaarden erbij.
AI-clausules zijn niet hetzelfde als de verwerkersovereenkomst. Die regelt persoonsgegevens onder de AVG; AI-clausules gaan ook over niet-persoonlijke data, modeltraining, aansprakelijkheid voor output, transparantie over nieuwe functies en de mogelijkheid om AI uit te zetten. U hebt ze allebei nodig, en ze mogen elkaar niet tegenspreken.
Plan een vrijblijvend gesprek met Bob Goosen of doe eerst de gratis Sourcing Quickscan.
Plan een gesprek Doe de gratis Quickscan